KPI - Es un acrónimo formado por las iniciales de los términos: Key Performance Indicator. Así encontramos que la traducción válida y aceptada en español es: Indicador clave de desempeño.
También
llamados Indicadores de Gestión, no son más que métricas que nos ayudan a
identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia. Estas
unidades de medida nos indican nuestro nivel de desempeño en base a los
objetivos que hemos fijado con anterioridad, en pocas palabras, es una forma de medir si una organización, unidad,
proyecto o persona está logrando sus metas y objetivos estratégicos.
Desde tiempos inmemorables los seres humanos nos hemos visto
en la necesidad de medir todo lo que nos rodea, claro está, para tener una
noción exacta del tiempo y el espacio que ocupamos, por tanto, las mediciones
forman parte de nuestras vida.
Un KPI o
indicador clave de gestión es un valor medible de
rendimiento. Este demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando
los objetivos estratégicos clave, una vez puesto el plan de acción en marcha.
Características de los KPI
Los KPI son herramientas para detectar cuáles son las mejores
y las más efectivas acciones que se han de llevar a cabo para
cumplir con los planes estratégicos de la organización, es importante
resaltar que son métricas, y que no están relacionadas con el ingreso económico
de una organización pero, que si inciden directamente en el crecimiento y
posicionamiento de la organización en el mercado.
Las siguientes características
principales que debe cumplir un indicador son:
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Medible |
Son métricas, por tanto su
principal característica es que son medibles en unidades. Ejemplo: 1,2, 5, 10, 100,
1000 |
|
Cuantificable |
Si se puede medir, se puede
cuantificar. Por ejemplo, así como se miden las unidades monetarias, los
indicadores de gestión pueden ser representados
en porcentajes. |
|
Especifico |
Se debe centrar en un único
aspecto a medir, hemos de ser concretos |
|
Temporal |
Debe poder medirse en el
tiempo. Por ejemplo podemos querer medir a diario, de forma semanal, mensual
o anual. |
|
Relevante |
Se deben considerarse
los aspectos que realmente sean relevantes e importantes para la
organización. Recordemos que por eso son indicadores claves de gestión. |
Importancia de los Indicadores de Gestión
Ayudan a
interpretar lo que está ocurriendo en la organización
Sirven como
apoyo al proceso de toma de decisiones cuando las variables se salen de los
límites establecidos, o se quiere proponer una nueva meta.
Definen la
necesidad de introducir cambios y/o mejoras a un determinado proceso o forma de
actuación, así como también facilitan el compromiso de mejores resultados
El objetivo de estos
indicadores es mejorar los resultados de la empresa, ayudando a mejorar la
gestión de la misma, permiten el seguimiento y simulación de la estrategia
planificada sobre las acciones operativas, por tanto, deben estar diseñados
para informar, controlar, evaluar y por último ayudar a que se tomen
decisiones. Cada empresa tiene sus propios indicadores de gestión, puesto que
cada organización y cada modelo de negocio tienen factores claves a medir
diferentes.
La estrategia organizacional se
modela en base a los objetivos que previamente se han establecido y estos se
consiguen a través de los planes de acción de cada departamento de la empresa o
de cada factor de la cadena de suministro que se interrelacione con la empresa.
En cada puesto de trabajo,
se deben tener medidos y controlados ciertos KPIs que no tienen por qué
ser los mismos en todos los puestos. El conjunto de estos indicadores se
denominan “cuadro de control” y dependiendo del nivel del puesto, estos
indicadores serán específicos o globales, pero toda la empresa debe estar
implicada e informada de estas mediciones. A tal efecto, se deben considerar
como herramientas de:
Evaluación
de la gestión
Diagnóstico de
algún problema o deficiencia
Información
y su flujo
Motivación e
incentivos
Mejora
continua
Tipos de indicadores de gestión
Existen diversos tipos de
Indicadores en función del área que se desea medir y mejorar.
En tal
sentido, los indicadores de gestión de acuerdo
con la funcionalidad de la empresa a la que queramos impactar pueden ser:
Económicos,
Financieros,
Producción,
Calidad,
Enfoque al servicio
Logística.
Y de acuerdo lo que se trata de medir en cada área encontramos:
|
Indicador |
Característica |
|
Eficiencia |
Recursos
invertidos o utilizados Vs. resultado obtenido |
|
Eficacia |
Ejecución
de actividades planificadas Vs. los resultados esperados. Es una comparación
entre logros Vs. metas. |
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Cumplimiento |
Tiempo
de ejecución real vs. Tiempo de ejecución planificado |
|
Evaluación |
Cumplimiento
de lo planificado |
Conclusión
El
uso de los indicadores ayuda a responder preguntas fundamentales del negocio
como: ¿han aumentado las ventas este mes?, ¿Cuánto vendíamos el año pasado a
esta fecha? ¿Hemos alcanzado la meta? Esto da muestra de que, con el uso
adecuado de los indicadores se puede obtener información en un tablero que será
la mejor herramienta para gerentes o ejecutivos en la toma de decisiones.
El control, debe estar
enfocado a evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el
cumplimiento de las estrategias, debe ser flexible, y se debe ajustar
permanentemente a las cambiantes estrategias que requiere la organización y moverse a la velocidad que exige la dinámica económica global, en tal
sentido, los requisitos fundamentales de los KPI son la simplicidad,
adecuación, validez en el tiempo, utilidad y capacidad de realimentar el
proceso de monitoreo de la ejecución de un proyecto o los planes estratégicos
de la empresa.
Ing. Ayalis Rodríguez